Comment mettre à jour les comptes à la rentrée scolaire?

Astuce - 08 août 2018

La rentrée est souvent le théâtre d’une opération délicate dans les administrations scolaires : il faut déplacer de nombreux comptes élèves dans les groupes associés à leur nouvelle classe. C’est habituellement le superadministrateur de l’abonnement ou l’administrateur d’école qui se charge de cette opération. Voici les options qui s’offrent à eux.

Déplacement

Dans le cas d’une petite école, l’administrateur peut utiliser la fonction de déplacement pour transférer quelques comptes élèves d’un groupe à l’autre. Il suffit de sélectionner le compte ou les comptes à déplacer depuis l’onglet Élèves, puis de choisir l’option Déplacer dans le menu du bouton Plus. Dans certains cas, il est utile de filtrer la liste des élèves pour trouver plus facilement les comptes à déplacer.

Cette approche a l’avantage d’être simple et visuelle. En revanche, si vous avez des centaines de comptes à déplacer, cela requiert sans doute beaucoup trop de manipulations. Nous vous recommandons plutôt de modifier les comptes en important un fichier Excel ou CSV contenant la liste des comptes mis à jour.

Mise à jour par importation

La mise à jour par importation est un outil puissant conçu pour modifier en lot un grand nombre de comptes.

La première étape consiste à exporter la liste des élèves :

  1. Appuyez sur l’onglet Élèves.
  2. Choisissez l’option Exporter... dans le menu du bouton Plus.
  3. Choisissez le format de fichier (Excel ou CSV).
  4. Appuyez sur le bouton Exporter pour télécharger le fichier.

Vous pouvez ensuite relever toutes les différences entre le fichier exporté depuis Tap’Touche et celui exporté depuis votre système d’administration scolaire. Nous vous recommandons d’utiliser l’un des logiciels spécialement conçus pour comparer les documents en format Excel. Pour un meilleur résultat, assurez-vous que les deux fichiers contiennent un ID d’élève par compte. Cet identifiant unique, aussi appelé code permanent, est le moyen le plus sûr de réaliser une comparaison fiable à 100 %.

Conseil — Il existe plusieurs logiciels de comparaison de fichiers, en voici quelques-uns : Synkronizer, Excel Compare et DiffEngineX. Plusieurs Compléments Office accessibles depuis l’Office Store, peuvent aussi être ajoutés à Excel pour comparer deux fichiers : vous pourrez les y trouver en effectuant une recherche avec le mot-clé compare.

Une fois toutes les différences dument relevés, vous pouvez supprimer les comptes des élèves qui ont quitté l’établissement, mettre à jour les comptes élèves qui y poursuivent leur scolarité et ajouter les comptes des nouveaux élèves.

Après l’étape de modification du fichier Excel, il suffit d’importer les données depuis l’onglet Importation ou en sélectionnant l’option Importer... dans le menu du bouton Plus de l’onglet Élèves.