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La rentrée scolaire est un moment festif et excitant pour les élèves autant que pour le personnel enseignant. Elle est aussi le théâtre de nombreuses opérations administratives, avec les nouvelles classes à former. Heureusement, Tap’Touche vous facilite la tâche pour faire ces changements dans l’interface de gestion!
Si vous détenez un compte avec le rôle d’administrateur d’école ou de superadministrateur, deux options s’offrent à vous pour mettre à jour les comptes de vos élèves.
Déplacement
Si vous êtes responsable de Tap’Touche dans une petite école, vous pouvez utiliser la fonction de déplacement pour transférer les comptes élèves d’un groupe à l’autre.
Commencez par sélectionner le compte ou les comptes à déplacer depuis l’onglet Élèves. Au besoin, filtrez la liste des élèves pour trouver plus facilement les comptes à déplacer. Cliquez ensuite sur le menu Plus, et sélectionnez l’option Déplacer.
Cette façon de faire a l’avantage d’être simple et visuelle, pour effectuer quelques modifications. En revanche, si vous avez des centaines de comptes à déplacer, nous vous recommandons plutôt la mise à jour par importation.
Mise à jour par importation
La mise à jour par importation est un outil de gestion très pratique pour modifier en lot un grand nombre de comptes. Au lieu d’apporter les changements dans l’interface de gestion de Tap’Touche, vous les effectuez directement dans votre liste d’élèves en format Excel ou CSV.
La première étape consiste à exporter la liste des élèves telle qu’elle existe dans Tap’Touche :
- Rendez-vous dans l’onglet Élèves.
- Cochez les cases des comptes que vous souhaitez exporter.
- Cliquez sur le menu Plus puis choisissez l’option Exporter.
- Choisissez le format de fichier que vous préférez (Excel ou CSV).
- Cliquez sur Exporter pour télécharger le fichier.
Ensuite, relevez toutes les différences entre le fichier exporté depuis Tap’Touche et la nouvelle liste d’élèves et de groupes que vous aurez générée à partir de votre système d’administration scolaire. Pour un meilleur résultat, assurez-vous que les deux fichiers contiennent un ID d’élève par compte (comme un code permanent).
Conseil — Il existe plusieurs logiciels spécialement conçus pour comparer les documents en format Excel. En voici quelques-uns : Synkronizer, Excel Compare et DiffEngineX. Microsoft propose aussi plusieurs compléments pour Excel dans AppSource.
Une fois toutes les différences dument relevées, inscrivez-les au document que vous avez exporté depuis Tap’Touche : supprimez les comptes des élèves qui ont quitté l’établissement (en inscrivant « oui » dans la colonne « Supprimer? »), modifiez les groupes des élèves qui y poursuivent leur scolarité et ajoutez les comptes des nouveaux élèves. Consultez le guide d’utilisation pour tous les détails sur la façon de procéder aux modifications dans le fichier.
Finalement, importez les données mises à jour, soit à partir de l’onglet Importation, soit en sélectionnant l’option Importer du menu Plus de l’onglet Élèves. Choisissez le fichier; les opérations qui seront effectuées apparaitront dans la fenêtre d’aperçu. Cliquez sur Traiter les données pour lancer l’opération. Une fenêtre de confirmation suit, indiquant le succès de l’importation ou vous présentant un rapport d’erreur à télécharger.
Astuce — Si vous gérez une école avec de nombreux enseignants ou plusieurs écoles, vous pouvez utiliser la même méthode de mise à jour par importation pour la liste des enseignants et la liste des écoles.
À toutes et à tous, bonne rentrée scolaire!
